Tips en checklist voor een effectief Programma van Eisen

Bij inkoop- en aanbestedingstrajecten is een goed Programma van Eisen essentieel. Tijd voor een aantal handreikingen voor een goed PvE én een complete checklist om te controleren of alle mogelijke onderwerpen zijn behandeld.

Door: Joost Lucassen*

Het opstellen van een goed programma van eisen (PvE) is niet gemakkelijk, zeker niet als dit gedaan wordt door onervaren medewerkers. En dat is vaak het geval, omdat het opstellen in veel gevallen gebeurt door een inhoudelijk deskundige, die dat werk vaak voor het eerst of maar een keer in de paar jaar doet.

Benodigde tijd om een Programma van Eisen op te stellen

Een PvE kan in minder dan een uur zijn opgesteld, maar zal bij complexere zaken minimaal een aantal weken of soms zelfs maanden doorlooptijd hebben, omdat er door alle betrokken in diverse overleggen over moet worden afgestemd.

Discussie achteraf voorkomen

Het opstellen van een PvE maakt dat je gedwongen wordt vooraf goed over het gewenste product (goed of dienst) na te denken. Je beschrijft de gewenste uitvoering of levering immers zo al behoorlijk gedetailleerd voorafgaand aan de opdrachtverstrekking waardoor je bij de daadwerkelijke levering geen of veel minder discussie hebt.

Dit artikel geeft een aantal handreikingen voor een goed PvE en bevat een checklist om te controleren of alle mogelijke onderwerpen zijn behandeld..

Marktkennis vergaren

Een PvE moet passen bij wat de markt te bieden heeft. Daarvoor is marktkennis vereist. Bijvoorbeeld door een zoektocht op internet, door leveranciers te spreken, door documentatie te bestuderen of een marktconsultatie op TenderNed uit te zetten. Of door na te gaan hoe andere organisaties een vraagstuk hebben opgelost of door indicatieve offertes op te vragen.
Hierbij is het vooral belangrijk om helder te krijgen wat de onderscheidende factoren zijn tussen de verschillende beschikbare oplossingen.

Heldere en ondubbelzinnige eisen

Eisen moeten ondubbelzinnig en helder zijn verwoord. Als dit niet zo is, kan later discussie ontstaan over wat precies is bedoeld. Daarnaast speelt dat een PvE (en de beantwoording daarvan) in de regel onderdeel wordt van het contract waardoor het gewenst is dat teksten eenduidig en helder zijn.
Eventuele toekomstige discussies gaan in de regel niet over de inhoud van het contract maar juist over de inhoud van de opdracht (de levering of dienst zelf) en die is beschreven in het PvE.

Een goed PvE bevat eisen, maar daarnaast ook wensen”

Eisen én wensen

Een goed Programma van Eisen bevat eisen, maar daarnaast ook wensen. Als aan alle eisen wordt voldaan en er geen wensen zijn, zal alleen de prijs nog onderscheidend zijn tussen de verschillende offertes. Dat kan de bedoeling zijn, maar zeker bij de complexere inkooptrajecten zul je niet alleen op laagste prijs willen kiezen en dus wensen moeten opnemen.

Aan wensen hoeft niet te worden voldaan. Als dit wel het geval is, is dit van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. Juist door de wensen kan een leverancier zich onderscheiden, aan de eisen moet immers elke leverancier voldoen. Bij het beoordelen van offertes zal zo met name de discussie worden gevoerd in welke mate het aanbod voldoet aan de wensen en of de invulling van de wensen een eventueel hogere prijs rechtvaardigt.

In een PvE zijn de eisen bij voorkeur zo functioneel mogelijk beschreven”

Functioneel beschrijven

In een Programma van Eisen zijn de eisen bij voorkeur zo functioneel mogelijk beschreven. Ook de doelstellingen zijn in duidelijke bewoordingen beschreven.
Functioneel beschrijven maakt dat teksten beter te begrijpen zijn, maar zorgt er vooral ook voor dat een leverancier enige vrijheid krijgt bij het invullen van het gevraagde. Een eis als 'wij willen een oplossing om van A naar B te komen' kan door een leverancier worden ingevuld met auto, trein, fiets, et cetera, afhankelijk van waar hij goed in is. De leverancier schat in wat het beste past bij de andere gestelde eisen. Zoals bijvoorbeeld 'onderweg kunnen werken’ of ‘makkelijk een groot pakket kunnen meenemen’.

Samenspel inkoper en materiedeskundige

Bovenstaande maakt duidelijk dat het opstellen van een goed Programma van Eisen voor complexere goederen en diensten niet even snel gedaan kan worden. De inhoudelijk deskundige zal hier tijd voor vrij moeten maken en ook regelmatig moeten afstemmen met de achterban.

In de praktijk blijkt het wenselijk dat de materiedeskundige wordt gecoacht door iemand met ruime ervaring met PvE's. In de regel is dat de inkoper. De inhoudelijk deskundige levert de inhoud, de inkoper stelt vragen naar aanleiding van bovenstaande punten. Zo is een goed en aanbestedingswaardig PvE gegarandeerd en wordt vooraf goed over de uitvoering nagedacht.

Alles beschrijven?

De checklist hieronder is bedoeld om te controleren of alle mogelijke onderwerpen afdoende behandeld zijn. Vaak zal een bepaald punt op de checklist niet van toepassing zijn en kan het genegeerd worden. In andere gevallen, afhankelijk van het product (goed of dienst) dat wordt ingekocht, is het wel een punt dat in een eis of wens moet worden uitgewerkt.

Hierbij zal ook nog spelen of het nodig is om álles te beschrijven (welk risico lopen we als we het niet opschrijven?). Zo spelen de gewenste levertijd en het betalingsmoment eigenlijk altijd een rol, maar hoeven deze niet altijd beschreven te worden. Bij complexere opdrachten uiteraard wel.

Checklist voor een compleet Programma van Eisen

Algemene beschrijving van de opdracht/gewenste situatie in (leken) tekst. Ook leesbaar voor een buitenstaander en eventueel ook bruikbaar voor het hiervoor bestemde deel op TenderNed.
Doelstelling van de verwerving. Doelen die moeten worden behaald.
Gerelateerde documenten die van toepassing zijn zoals: user stories, procesbeschrijvingen, huidige situatie, casebeschrijvingen, projectplannen en gerelateerde projecten
Objectspecifieke functionele en technische eisen.
- Wat moet het gevraagde functioneel leveren, wat is (functioneel) de gewenste levering of dienst?
- Alle objectspecifieke, technische eisen.
Algemene overige eisen. Moet in het PvE aandacht worden besteed aan:
- Planning van de levering / diensten (en per locatie).
- Looptijd en verlengingen.
- Waar zijn verlengingen van afhankelijk?
- Eisen omtrent levensduur van het product.
- Aantallen. Ook per locatie, gelijktijdig, wanneer in de tijd.
- Eisen ten gevolge van de omgeving waar het gewenste in moet functioneren (koppelingen / randvoorwaarden / gerelateerde projecten / andere dienstverleners).
- Eigendom (bijvoorbeeld bij clouddiensten, lease, huur, terugkopen).
- Hergebruik. Kunnen/mogen bestaande zaken deels worden hergebruikt of mag de leverancier gebruikte zaken aanbieden?
- Wet- en regelgeving.
- Normeringen en standaarden.
- Beveiliging / privacy / persoonsgegevens / geheimhouding.
- Eisen ten aanzien van duurzaamheid
- Prestatie / beschikbaarheid / continuïteit.
- Schaalbaarheid / flexibiliteit, groei en krimp.
- Prestatie-indicatoren en rapportage daarover.
- Rol van de opdrachtgever tijdens de uitvoering van de opdracht.
- Gebruiksvriendelijkheid.
- Te hanteren taal (mondeling en/of schriftelijk).
- Look and feel van het product.
- Mee te leveren documentatie / handleidingen.
- Zaken die in de toekomst worden voorzien (opties op korte en lange termijn).
- Kwaliteitsborging.
- Verwachte kwaliteitsniveau in het algemeen.
- Eisen ten aanzien van het beëindigen van het gevraagde.
Eenmalige diensten (projectdiensten).
- Zaken ten aanzien van een plan van aanpak / migratieplan.
- Wijze van ontwikkelen / bouwen / testen.
- Rol van een demo / proof of concept.
- (Manier van) migratie / opleveren / testen.
- Benodigde opleidingen / instructies.
- Eisen aan in te zetten medewerkers door leverancier.
Ongoing diensten.
- Beheerdiensten.
- Onderhoudsdiensten (preventief, correctief).
- Doorontwikkeling.
Eisen omtrent een Service Level Agreement of Dossier Afspraken en Procedures
Contractuele eisen.
- Te hanteren (raam)overeenkomst (inclusief exit), wachtkamerovereenkomst, bewerkersovereenkomst.
- Rol proof of concept rondom contractering (ervoor of erna).
Prijsmodel, verrekenprijzen, betalingsmomenten (vooraf / achteraf, per maand / kwartaal / jaar), gebruik van een prijsplafond, afspraken rondom indexering, inruilprijzen.