Wie bepaalt en betaalt de scholing van de ambtelijk secretaris (AS)? Waar kun je het beste afspraken over maken als dagelijks bestuur en ambtelijk secretaris? En wat kan de rol zijn van de AS bij scholing van de OR?

 

1. Wie bepaalt of de ambtelijk secretaris op scholing mag?
   Wanneer de ambtelijk secretaris een scholingswens heeft legt hij deze voor aan zijn functioneel leidinggevende. Dit is vaak de voorzitter van de OR, de secretaris of het DB. Vervolgens deelt de functioneel leidinggevende dit mee aan de hiërarchisch leidinggevende, die het verder uitzet  in de organisatie.
   
    
2. Wie betaalt de scholing van de ambtelijk secretaris?
   De bestuurder vergoedt de kosten voor de scholing van de ambtelijk secretaris. Deze kosten gaan niet af van het budget van de OR. Wel kan er een aparte post voor scholing van de ambtelijk secretaris op de begroting staan. Dit is dan een extra financiële bijdrage, die alleen om boekhoudkundige redenen daar is opgenomen. De ambtelijk secretaris is een faciliteit die de bestuurder ter beschikking stelt aan de OR. Daarom moet de bestuurder er ook voor zorgen dat de kwaliteiten van de ambtelijk secretaris blijven voldoen aan de eisen die de OR hieraan stelt.
   
    
3. Waar goede afspraken over maken?
   Is het een opleiding die veel tijd kost, dan moeten ambtelijk secretaris en functioneel leidinggeven hier wellicht extra afspraken over maken. Ook moet het DB er zich bewust van zijn dat hij op enig moment zijn medewerking moeten verlenen wanneer de ambtelijk secretaris opdrachten vanuit de cursus uitwerk.
   De ambtelijk secretaris doet nieuwe kennis op en ontwikkelt nieuwe vaardigheden. Bespreek vooraf hoe de ambtelijk secretaris na afronding van de cursus de ruimte krijgt om dit in de praktijk toe te passen.

 

1. Scholingswensen formuleren
   De OR-leden hebben zelf een inhoudelijk wensenlijstje. Maar de ambtelijk secretaris kan ook een aantal onderwerpen aangeven die op dit moment belangrijk zijn om in de cursus te behandelen.
   Vervolgens is het de kunst om het wensenlijstje om te zetten naar concrete leerdoelen. 
   
    
2. Instituut selecteren
   Heeft de OR de voorkeur om van instituut en trainer te wisselen, dan kan de ambtelijk secretaris de opdracht krijgen op zoek te gaan naar een nieuw instituut. Breng eerst in kaar welke eisen de OR hieraan stelt. De ambtelijk secretaris maakt een voorselectie en na overleg met het DB nodigt de OR twee of  drie instituten uit voor een kennismakingsgesprek. Op basis van de uitkomst van de gesprekken beslist de OR of het DB welk instituut de uiteindelijke opdracht krijgt. De ambtelijk secretaris kan hierbij meedenken met de OR.
   
    
3. Voorbereiding van de training
   De ambtelijk secretaris onderhoudt het contact met de trainer over de praktische organisatie en voorziet de trainer van de benodigde informatie.
   De ambtelijk secretaris bewaakt of de wensen van de OR voldoende terugkomen in het cursusprogramma.
   Net voor de cursus praat hij de cursusleider bij over de laatste ontwikkelingen.
   Ook boekt de ambtelijk secretaris de accommodatie en regelt het vervoer. Hij zorgt er voor dat alle OR-leden de nodige informatie hebben en meldt in de organisatie dat de OR een paar dagen niet bereikbaar is.
   Neemt de bestuurder of een manager uit de organisatie deel aan een onderdeel van de training, dan sluit de ambtelijk secretaris een en ander kort.
   
    
4. Deelname aan de training
   Het is vanzelfsprekend dat de ambtelijk secretaris mee gaat wanneer de OR op cursus gaat. De OR neemt in zijn trainingen allerlei besluiten die hij met ondersteuning van de ambtelijk secretaris in de praktijk brengt. Het is daarom goed dat de ambtelijk secretaris kennis neemt van hoe die besluiten tot stand komen en welke consequenties deze hebben. Ook leert de OR zich nieuwe vaardigheden aan. De ambtelijk secretaris kan na de training de OR ondersteunen bij het verder ontwikkelen van deze vaardigheden en de OR hier feedback op geven. 
   
    
5. Nazorg training
   De OR kan afspreken dat de trainer het verslag van de cursus maakt. Gebeurt dit niet, dan maakt de ambtelijk secretaris een korte samenvatting. Belangrijk is om een heldere actiepuntenlijst op te stellen en de uitvoering te bewaken.
   Na de cursus kan de ambtelijk secretaris nog wat zaken met de trainer kortsluiten. Wanneer deze bijvoorbeeld tijdens de cursus heeft toegezegd nog extra materiaal toe te zenden.
   In het eerstvolgende nieuwsbulletin van de OR komt een kort verslag van de cursus, zodat de achterban ook weet wat de cursus heeft gebracht.
   Zie er op toe dat de OR de cursus tijdens de eerstvolgende OR-vergadering evalueert en dat de OR-leden de actiepuntenlijst dan nog eens kritisch doornemen.

• Zorg dat de rol die de ambtelijk secretaris tijdens de training vervult ruim voor aanvang van de cursus helder is. Zodat daar tijdens de cursus geen discussie over ontstaat
• Waak er voor dat tijdens de cursus niet het functioneren van het ambtelijk secretariaat op het programma staat. Het gevaar hiervan is dat de training dan een soort functioneringsgesprek wordt met wel heel veel ‘leidinggevenden’
• Integreer de actiepuntenlijst van de cursus met de bestaande actiepuntenlijst, zodat gemaakte afspraken boven tafel blijven
• Is de ambtelijk secretaris op zoek naar een nieuwe cursusleider of een nieuwe accommodatie, informeer eens bij vakgenoten naar hun ervaringen.