Sinds een aantal jaren heeft de OR van de Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Noord-Nederland (BBNN) de opzet van de jaarvergadering veranderd. Was het in het begin een wat saaie avond waarin het jaarverslag besproken werd, momenteel heeft de jaarvergadering vooral als de doel de mening van de achterban te horen over de actuele zaken die op dat moment binnen de organisatie spelen. Sinds de invoering van de jaarvergadering als achterbanraadpleging bezoekt minimaal een derde tot de helft van de werknemers de jaarvergadering.
Het werkgebied van de BBNN omvat de drie noordelijke provincies. Er zijn tien (al dan niet mobiele) locaties en drie kantoren. De werknemers wonen ver uit elkaar. Daarom wordt de jaarvergadering afwisselend gehouden in de provincie Groningen, Friesland over Drenthe. Dit maakt dat niet altijd dezelfde werknemers ver hoeven te reizen om de jaarvergadering te bezoeken.
De opzet van de jaarvergadering is als volgt: Iedere werknemer krijgt een eigen jaarverslag. We gaan er als OR vanuit dat iedereen het jaarverslag leest. De discussieonderwerpen worden ook vóór de jaarvergadering bekend gemaakt.
In de jaarvergadering worden twee of drie punten nog eens kort toegelicht en verder is er de gelegenheid om vragen te stellen. Na dit eerste gedeelte is er één thema waarover we met de hele groep van gedachten wisselen.
Na de pauze splitsen we in kleine groepjes. Afhankelijk van de onderwerpen is dit willekeurig of de verschillende sectoren apart. Bij ieder groepje zit een OR-lid. Deze heeft een aantal vragen / stellingen waar over het groepje gepraat gaat worden. Het OR-lid maakt aantekeningen.
In 2006 zijn we in de jaarvergadering bijvoorbeeld ingegaan op de reorganisatie die toen plaats vond en hoe onzekerheden over toekomstige ontwikkelingen invloed hebben op de motivatie en het werkplezier. In 2007 kreeg dat een vervolg door te peilen hoe men de reorganisatie ervaren heeft en wat men er nu direct van merkt. Ook is in het verleden de mening gevraagd over een centrale personeelsplanning, reistijden en meer van dat soort zaken.
Een aantal opvallende opmerkingen worden aan het eind van de avond door de diverse OR-leden kort samengevat voor de hele groep. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt en daarin wordt een samenvatting gegevens van de uitkomsten van de meningen en discussies. De OR gebruikt dit vervolgens weer als leidraad bij het behandelen van deze onderwerpen.
Met dank aan Marja van Oirsouw.
